Politique de Confidentialité

ARCTIC GLACIER CANADA INC. /ARCTIC GLACIER U.S.A. INC. (« ARCTIC GLACIER ») — DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Arctic Glacier respecte votre droit à la vie privée et a élaboré cette déclaration de confidentialité pour vous informer de nos pratiques en matière de confidentialité.

Aperçu

La confidentialité est une grande préoccupation pour les utilisateurs d’Internet et constitue un élément essentiel d’une expérience utilisateur agréable et satisfaisante. Nous sommes parfaitement conscients des préoccupations de nos clients, détenteurs de titres et autres visiteurs de notre site internet en matière de confidentialité. Nous vous assurons que nous ne recueillons pas de renseignements personnels vous concernant lors de votre visite sur notre site, à moins que vous ne nous les fournissiez.

Veuillez noter que notre site contient des liens vers d’autres sites, y compris, mais sans s’y limiter, l’International Packaged Ice Association ainsi que des liens vers d’autres sites détenus et exploités par Arctic Glacier. Veuillez noter qu’Arctic Glacier n’est pas responsable des pratiques de confidentialité, des déclarations de confidentialité ou du contenu concernant les sites tiers, et ne se porte pas garant non plus de ces sites et de leur contenu. Veuillez également noter que les politiques de confidentialité des autres sites d’Arctic Glacier peuvent différer considérablement de la politique de confidentialité de ce site. Par conséquent, nous encourageons tous les utilisateurs à lire la déclaration de confidentialité de chaque site Internet qui recueille des renseignements personnellement identifiables. Cette politique de confidentialité s’applique uniquement aux renseignements recueillis par ce site Internet.

RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS DE VOUS

Renseignements personnels

Nous ne collectons aucun renseignement personnel sur les visiteurs qui visitent notre site à moins qu’ils ne le fournissent explicitement et intentionnellement. En aucun cas, nous ne collectons de données personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, la santé ou l’orientation sexuelle. Si vous ne faites que naviguer sur notre site, nous ne recueillons aucun renseignement personnel vous concernant.

Lorsque vous nous envoyez un courriel ou remplissez une demande d’emploi en ligne, nous utilisons les renseignements que vous fournissez pour répondre aux préoccupations que vous nous signalez ou pour traiter votre demande. Pour ce faire, Arctic Glacier se réserve le droit de divulguer ces renseignements personnels à ses sociétés affiliées, filiales et agents tiers, conformément à nos politiques de confidentialité.

Informations statistiques sur votre visite

Lorsque vous visitez notre site, nos ordinateurs peuvent collecter automatiquement des statistiques sur votre visite. Ces informations ne vous identifient pas personnellement, mais concernent votre visite sur notre site. Nous pouvons cumuler des statistiques telles que le nombre de personnes qui visitent notre site, l’adresse IP de l’utilisateur, les pages que les gens consultent, de quels domaines viennent nos visiteurs et les navigateurs que les gens utilisent. Nous utilisons ces statistiques sur votre visite uniquement à des fins de recoupement. Ces statistiques sont utilisées pour nous aider à améliorer les performances de notre site Internet.

Utilisation de témoins

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Divulgations selon les lois et protection d’Arctic Glacier et des tiers

Nous nous conformerons à toutes les lois qui nous obligent à divulguer certains renseignements aux autorités gouvernementales ou aux autorités locales, provinciales, étatiques, fédérales, nationales ou internationales responsables de faire appliquer les lois. En outre, Arctic Glacier peut partager des informations avec les autorités pour leur permettre d’enquêter, de prévenir ou de prendre des mesures concernant des activités illégales ou des soupçons de fraude, ou pour faire respecter ou appliquer les accords d’Arctic Glacier.

Utilisation d’information sur les environnements informatiques sociaux

Arctic Glacier peut fournir des outils d’informatique sociale sur certains de ses sites Internet pour permettre le partage et la collaboration en ligne. Ceux-ci peuvent inclure des forums, des wikis, des blogues et d’autres plateformes de médias sociaux. Arctic Glacier se réserve le droit de refuser tout commentaire publié.

Tout contenu que vous publiez, tel que des images, des informations, des opinions ou tout autre type de renseignements personnels que vous mettez à la disposition des autres participants sur ces plateformes sociales, n’est pas soumis à cette politique de confidentialité. Ce contenu est plutôt soumis aux conditions d’utilisation de ces plateformes, ainsi qu’à toutes directives et déclarations de confidentialité supplémentaires fournies en relation avec leur utilisation. Veuillez vous y référer pour mieux comprendre vos droits et obligations, ceux d’Arctic Glacier et d’autres parties concernant ce contenu. Vous devez savoir que le contenu que vous publiez sur ces plateformes informatiques sociales peut être largement mis à la disposition d’autres personnes à l’intérieur et à l’extérieur d’Arctic Glacier.

Sondages

De temps à autre, nous pouvons demander des renseignements aux visiteurs via des sondages. La participation à ces sondages est entièrement volontaire et l’utilisateur a le choix de divulguer ou non ces renseignements. Les informations du sondage seront utilisées à des fins de surveillance ou d’amélioration de l’utilisation et de la satisfaction de ce site Internet et de l’amélioration de notre service client.

Modification de cette déclaration de confidentialité

Si une modification importante est apportée à cette déclaration de confidentialité ou à la manière dont nous utilisons les renseignements personnellement identifiables de nos visiteurs, nous publierons un avis bien visible sur la nature de cette modification sur la première page de cette déclaration de confidentialité.

– Dernière mise à jour le 27 juillet 2012

© 2012, Arctic Glacier Inc. Tous droits réservés.

ARCTIC GLACIER CANADA INC. /ARCTIC GLACIER U.S.A., INC. INC. (« ARCTIC GLACIER ») — POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

L’engagement d’Arctic en matière de confidentialité

La politique de confidentialité d’Arctic Glacier comprend les dispositions de la partie 1 de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») ainsi que les dix principes du Code modèle pour la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA) qui forment la base à l’annexe 1 de la LPRPDE.

Arctic Glacier continuera de revoir sa politique de confidentialité de temps à autre pour s’assurer qu’elle reste pertinente et en phase avec tout changement pouvant survenir à toute législation applicable en matière de confidentialité.

Introduction

Arctic Glacier est un chef de file de la production, la commercialisation et la distribution de glace emballée de haute qualité aux consommateurs du Canada et des États-Unis, principalement sous la marque Arctic Glacier® Premium Ice. Arctic Glacier est le plus grand producteur de glace emballée au Canada et figure parmi les plus grands producteurs aux États-Unis, desservant plus de 75 000 points de vente au détail, et des clients commerciaux et industriels dans six provinces du Canada et dix-huit États du centre, du nord-est et de l’ouest des États-Unis.

La confidentialité des clients, des employés et des détenteurs de titres a toujours été une grande priorité chez Arctic Glacier. Notre politique de confidentialité est une déclaration formelle de principes et de directives concernant les exigences minimales de protection des renseignements personnels fournis par nos clients, employés et détenteurs de titres. L’objectif de la politique est de promouvoir des pratiques responsables et transparentes de la gestion des renseignements personnels, conformément aux dispositions de la LPRPDE.

Définitions

Arctic — Arctic Glacier Canada Inc, Arctic Glacier U.S.A. Inc, et leurs sociétés affiliées, tel qu’elles peuvent exister à travers les temps.

Collecte — le fait de recueillir, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels de toutes sources y compris de tiers, par tous moyens.

Consentement — accord volontaire envers la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels à des fins définies. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par un représentant autorisé. Le consentement exprès peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque et sans aucune inférence de la part d’Arctic. Le consentement implicite est un consentement qui peut raisonnablement être déduit de l’action ou de l’inaction d’un individu.

Client — un particulier qui utilise les produits ou services d’Arctic, que ce particulier soit un consommateur final ou un particulier exploitant seul une entreprise, en tant que propriétaire unique, en partenariat avec d’autres particuliers ou en société.

Divulgation — le fait de rendre des renseignements disponibles à une tierce partie.

Employé — un ou une employé.e d’Arctic.

Renseignement personnel — les renseignements sur un client, un employé et un détenteur de titres qui peuvent leur être associés, mais n’incluant pas les renseignements cumulés qui ne peuvent pas être associés spécifiquement à une personne.

Pour un client, ces renseignements comprennent les informations de crédit du client, les informations de facturation, le service et l’équipement et toutes les plaintes enregistrées. Pour un employé, ces renseignements incluent les informations trouvées dans les dossiers personnels d’emploi, les registres de paie, les évaluations de performance et les informations médicales et sur les avantages sociaux, mais n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle (y compris l’adresse courriel) ou le numéro de téléphone ou de télécopieur professionnels de l’employé. Pour un détenteur de titres, ces renseignements comprennent le nom, l’adresse et les détails des avoirs en parts ou en obligations.

Tierce partie ou tiers — un particulier ou une organisation autre qu’Arctic.

Utilisation — le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par et au sein d’Arctic.

Principes de confidentialité

1. Responsabilité

Arctic est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et doit désigner une ou plusieurs personnes responsables du respect de la LPRPDE.

La responsabilité d’assurer le respect de la politique de confidentialité d’Arctic incombe à la responsable de la confidentialité d’Arctic, Debra Rodd. La responsable de la protection de la vie privée doit mettre en œuvre des politiques et des procédures pour donner effet à la politique de confidentialité d’Arctic, y compris :

a) mettre en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels et s’assurer de la conformité d’Arctic avec la politique de confidentialité d’Arctic;

b) établir des procédures pour recevoir et répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes;

c) former et communiquer au personnel les politiques et pratiques d’Arctic; et

d) publier des informations pour expliquer les politiques et les pratiques d’Arctic.

La responsable de la confidentialité d’Arctic se fera un plaisir de répondre aux demandes de renseignements concernant la politique de confidentialité d’Arctic ou de répondre aux besoins d’une personne en particulier dont les renseignements personnels sont en notre possession. La responsable fournira également, sur demande, à l’individu une copie de ces renseignements personnels.

Notre responsable de la confidentialité peut être contactée par l’une des méthodes suivantes :

– Au téléphone : 204-784-5873

– Par télécopieur : 204-783-9857

– Par courriel : drodd@arcticglacier.com

– Par la poste : One Bala Plaza, Suite 622; Bala Cynwyd, PA 19004

2. Identification des raisons de la collecte de renseignements personnels

Arctic doit identifier les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis au moment, ou avant, le moment où les renseignements sont recueillis.

Arctic recueille les renseignements personnels des clients, des employés et des détenteurs de titres uniquement aux fins suivantes :

a) Pour établir et maintenir des relations commerciales responsables avec les clients et fournir un service continu;

b) Pour comprendre les besoins et les préférences des clients;

c) Pour développer, améliorer, commercialiser ou fournir des produits et services;

d) Pour gérer et développer les affaires et les opérations d’Arctic, y compris les questions relatives aux détenteurs de titres, au personnel et à l’emploi;

e) Pour répondre aux exigences légales et réglementaires; et

f) Pour prévenir, détecter et enquêter sur les fraudes, les plaintes, les activités illégales ou autres activités interdites.

Arctic doit préciser verbalement, électroniquement ou par écrit les objectifs de la collecte de renseignements personnels d’un individu à celui-ci au moment, ou avant, le moment où les informations personnelles sont recueillies. De plus, sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer ces objectifs ou diriger la personne vers le responsable de la protection de la vie privée qui doit expliquer ces objectifs.

À moins que la loi ne l’exige, Arctic n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels d’un individu à d’autres fins sans d’abord identifier et documenter le nouvel objectif et obtenir le consentement de l’individu.

3. Obtention du consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignement personnel

La connaissance et le consentement d’un client, d’un employé ou d’un détenteur de titres sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. Cependant, dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l’insu et sans le consentement de la personne.

Par exemple, Arctic peut recueillir ou utiliser les renseignements personnels d’un individu à son insu ou sans son consentement si cela semble être dans l’intérêt de celui-ci et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun, par exemple lorsque l’individu est gravement malade ou atteint d’une incapacité mentale.

Nous pouvons également collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu d’un individu ou sans son consentement si la demande de consentement peut aller à l’encontre de l’objectif de la collecte des renseignements, comme dans le cadre d’une enquête sur une violation d’un accord, d’une politique ou d’une infraction à une réglementation fédérale, étatique ou une loi provinciale, ou lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’un individu est menacée.

Nous pouvons également collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu d’un individu ou sans son consentement à un avocat représentant Arctic dans le cadre du recouvrement d’une dette, pour se conformer à une citation à comparaître, un mandat ou une autre ordonnance d’un tribunal, ou tel que requis ou autorisé par la loi.

En général, Arctic demandera le consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels au moment de ou avant de recueillir les renseignements. Cependant, nous pouvons demander le consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels après qu’ils ont été recueillis, mais avant qu’ils ne soient utilisés ou divulgués à une nouvelle fin.

4. Limitation de la collecte de renseignements personnels

Nous limitons les informations que nous recueillons à celles qui sont nécessaires pour mener nos activités, fournir un service de haut niveau et appliquer des pratiques de facturation et de comptabilité normales.

Arctic recueille des renseignements personnels auprès de ses employés, clients et détenteurs de titres ainsi que d’autres sources qui peuvent inclure des bureaux de crédit, des employeurs ou des références personnelles, ou d’autres parties qui déclarent avoir le droit de divulguer les informations.

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels

Arctic ne doit pas utiliser ni divulguer les renseignements personnels d’un individu à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de l’individu ou tel que requis par la loi. Arctic ne vendra pas les renseignements personnels d’un individu à des tiers.

Arctic peut divulguer les renseignements personnels d’un client à :

Un tiers ou des tiers, lorsque vous consentez à une telle divulgation ou si nous y sommes tenus par la loi.

Arctic peut divulguer les renseignements personnels à propos de ses employés :

a) Pour l’administration normale du personnel et des avantages sociaux;

b) Dans le cadre de la fourniture de références concernant des employés actuels ou anciens en réponse à des demandes d’employeurs potentiels; ou

c) Lorsque cette divulgation est requise par la loi.

Arctic ne conservera les renseignements personnels que tant qu’ils demeureront nécessaires ou pertinents aux fins déterminées ou tel que requis par la loi. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client, d’un employé ou d’un détenteur de titres, Arctic conservera, pendant une période raisonnablement suffisante pour permettre l’accès au client, à l’employé ou au détenteur de titres, aux informations réelles, ou à la justification de la prise de décision.

Arctic doit maintenir des contrôles, des calendriers et des pratiques raisonnables et systématiques pour la conservation et la destruction des informations et des dossiers qui s’appliquent aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins identifiées ou dont la conservation est exigée par la loi. Ces informations seront détruites, effacées ou rendues anonymes.

6. Exactitude des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être exacts, complets et à jour, tel que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

Les renseignements personnels utilisés par Arctic doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés puissent être utilisés pour prendre une décision concernant un client, un employé ou un détenteur de titres.

Arctic mettra à jour les informations personnelles sur les clients, les employés et les détenteurs de titres au fur et à mesure lorsque requis pour atteindre les objectifs identifiés ou sur notification par l’individu. Si une personne a des inquiétudes quant à l’exactitude de ses informations, elle peut contacter le responsable de la confidentialité d’Arctic.

7. Mesures de sécurité

Arctic doit protéger les renseignements personnels de chaque individu par des mesures de sécurité adaptées à la nature de ces renseignements. Ces renseignements personnels doivent être protégés contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, quel que soit leur format.

Arctic protégera les renseignements personnels d’un individu divulgués à des tiers par des accords contractuels stipulant la confidentialité des informations et les fins pour lesquelles elles sont utilisées.

Tous les employés d’Arctic qui ont la permission d’accéder à des renseignements personnels à des fins professionnelles sont tenus de maintenir la confidentialité de ces renseignements.

8. Transparence sur les pratiques et les politiques

Arctic doit mettre à la disposition de ses clients, ses employés et ses détenteurs de titres des informations particulières sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels, incluant :

a) Les moyens de contacter le responsable de la confidentialité qui est responsable du respect de la politique de confidentialité d’Arctic;

b) Une description du type de renseignements personnels détenus par Arctic, y compris un compte rendu général de leur utilisation;

c) Une copie de toute brochure ou autre information expliquant les politiques et les normes d’Arctic;

d) Une liste des renseignements personnels mis à la disposition des organisations liées tel que les filiales.

9. Accès des clients, des employés et des détenteurs de titres aux renseignements personnels

Si on lui en fait la demande, Arctic informera le client, l’employé ou le détenteur de titres de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et lui donnera accès à ces renseignements. Les renseignements seront également fournis sur demande au client, à l’employé ou au détenteur de titres à un coût minime ou gratuitement, sous une forme compréhensible et dans un délai raisonnable.

Dans certaines situations, Arctic peut ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu’elle détient concernant un client, un employé ou un détenteur de titres. Par exemple, Arctic peut ne pas donner accès à des informations si cela est susceptible de révéler des informations personnelles sur un tiers ou si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il menace la vie ou la sécurité d’une autre personne. De plus, Arctic peut ne pas fournir l’accès à l’information si la divulgation révèle des informations commerciales confidentielles, si l’information est protégée par le secret professionnel d’un avocat, si l’information a été générée dans le cadre d’un processus formel de règlement des différends ou si l’information a été recueillie en relation avec une enquête sur la violation d’un accord, d’une politique ou d’une contravention à une loi fédérale, étatique ou provinciale. Si l’accès aux renseignements personnels ne peut être fourni, Arctic fournira les raisons du refus d’accès sur demande.

Arctic fournira, sur demande, un compte rendu de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels et, dans la mesure du possible, indiquera la source de ces renseignements. En fournissant un compte rendu de divulgation, Arctic doit fournir une liste des organisations auxquelles elle peut avoir divulgué des renseignements personnels sur l’individu lorsqu’il n’est pas possible de fournir une liste réelle.

Afin de protéger les renseignements personnels, un client, un employé ou un détenteur de titres peut être tenu de fournir suffisamment d’informations d’identification pour permettre à Arctic de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels et d’autoriser l’accès au dossier de l’individu. Toute information de ce type ne doit être utilisée qu’à cette fin.

Les clients et les détenteurs de titres peuvent obtenir des informations ou demander l’accès à leurs dossiers individuels en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée d’Arctic. Les employés peuvent obtenir des informations ou demander l’accès à leurs dossiers individuels en communiquant avec leur superviseur immédiat au sein d’Arctic.

10. Conformité et contestation

Un client, un employé ou un détenteur de titres doit pouvoir contester le respect des principes ci-dessus auprès du responsable de la protection de la vie privée désigné par Arctic.

Le responsable de la protection de la vie privée d’Arctic doit maintenir des procédures pour traiter et répondre à toutes les demandes ou plaintes des clients, employés et détenteurs de titres concernant le traitement des renseignements personnels par Arctic. Les clients, les employés et les détenteurs de titres doivent être informés de l’existence et de la disponibilité de ces procédures.

Arctic enquêtera sur toutes les plaintes concernant le respect de la politique de confidentialité d’Arctic. Si une plainte est jugée justifiée, Arctic prendra les mesures appropriées pour résoudre la plainte, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et procédures. Un client, un employé ou un détenteur de titres doit être informé du résultat de l’enquête concernant sa plainte.

Pour communiquer avec le Commissariat fédéral à la protection de la vie privée, écrivez au : 112, rue Kent, Ottawa, Ontario, K1A 1H3 ou visitez leur site Internet au : www.privcom.gc.ca.

– Dernière mise à jour le 27 juillet 2012